Jak ograniczyć koszty obsługi biura w firmie czyli zalety wirtualnych asystentów

Każda firma będzie potrzebować kogoś, kto zająłby się organizacją jej pracy, zaczynając od odbierania telefonów i korespondencji, a kończąc na umawianiu spotkań i płacenie rachunków. Mogą się tym zajmować różne osoby, niekiedy jest to jeden z właścicieli, jeżeli firma jest nieduża, czasem któryś z pracowników, dzieląc inne obowiązki z pracą asystentki, a niekiedy będzie to osoba zatrudniona na pełny etat.

sekretarka

Autor: Tina Fox
Źródło: http://www.flickr.com
Lecz niekiedy występuje taka sytuacja, że firma ma kilku pracowników, a pracy jest stosunkowo dużo, jednak nie na tyle, aby było opłacalne zatrudnianie kogoś na etat. Czy też natężenie służbowych obowiązków jest nierównomierne, w niektórych okresach będzie ich dużo, a niekiedy nie ma prawie wcale. W takich przypadkach pracownik na etacie jest problemem, bo w okresie większego nawału pracy pracy będzie dużo, lecz w przypadkach gdy będzie jej mniej będzie się zwyczajnie nudził. Szczególnie że zatrudnienie pracownika to również sporo wydatków, związanych z wypłatami, składkami na zus, jakie również nie są niskie, a także stanowiskiem pracy. Osobie pracującej w biurze trzeba zapewnić przecież właściwe stanowisko, czyli miejsce w pokoju, biurko i wygodne krzesło, a nie zawsze może to być w całości wykorzystane.

pracownicy

Autor: Victor1558
Źródło: http://www.flickr.com
Pomysłem na rozwiązanie takiego dylematu może być wirtualny asystent, to znaczy osoba mająca odpowiedzialność za poprowadzenie biura i realizację wszystkich rzeczy jakie się z tym wiążą, ale nie zatrudniana na cały etat i bez swojego miejsca w siedzibie firmy. Wirtualni asystenci najczęściej chcą pracować z mieszkania, często są to osoby mieszkające w całkowicie innym regionie świata. Wszystkie sprawy związane z obowiązkami, które mają wykonać, czyli pilnowaniem terminarza albo obsługą poczty i rozmów telefonicznych wykonują tam, gdzie aktualnie przebywają, nie ma także problemów żeby wykonywali oni zlecenia typu umów spotkanie czy zarezerwuj hotel na delegację. Wirtualny asystent dostaje wynagrodzenie jedynie za faktycznie zrealizowaną pracę, tak więc jest to bardzo opłacalne wyjście dla właścicieli firm.